【工事情報共有システム】発議書類管理の流れを知りたい（受注者用）
以下より発議書類管理の流れを確認してください。
1. 発議書類を作成する（受注者用）
「発議書類管理」では、打ち合わせ簿・立会願・工事履行報告書などの提出書類を作成します。
Web上で書類の発議・回覧・決済を行うことが可能です。
2. 発議書類の入力をする（受注者用）
各発注機関の様式に沿った雛型に入力します。「管理区分」や「件名」、様式に従って必要箇所を入力してください。
※様式や入力内容は、ご利用いただく発注機関によって異なります。
3. 発議書類のワークフローの設定をする（受注者用）
「ワークフローパターン取得」で登録されているパターンを利用する方法、手動で担当者を選択する方法があります。
決裁を行う承認順序を設定してください。
ワークフローパターンについて
システムに登録されているワークフローパターンは、以下の2種類です。
1. 初期登録時等に弊社でご用意する代表的なフロー
利用申込書にご希望の承認順序を記載して頂いた場合は、ご指定頂いた承認順序でフローを設定しております。ご希望がない場合は、一般的な承認順序のフローをご用意しております。
2. 前回発議（一時保存）した際に自動保存されたフロー
手動で設定したフローにつきましては、「一時保存」または「フロー開始」をした時点で自動でワークフローパターンに保存されます。
4. 発議書類に添付ファイルをつける（受注者用）
「参照」からファイルを添付することができます。打合せ簿（鑑）の添付資料を登録してください。
5. 発議書類のワークフローを開始する（受注者用）
「フローを開始」で、発議書類のワークフローを開始します。
受注者側で2枠以上の承認者を設定している場合は、次の担当者へ承認順序がうつります。
受注者側の承認者が1枠の場合は、そのまま発議され、発注者に承認順序がうつります。
6. 発議書類を発注者に発議する（受注者用）
書類の作成者から回ってきた書類を確認し、不備がなければ「確認」で押印して提出します。
書類が発議され、発注者に承認順序がうつります。
※書類の作成者と発議する方が違う場合は、発議する方のユーザーIDでログインし直して作業します。
※職位の兼任で書類の作成者と発議する方が同じ場合は、そのままのユーザーIDで作業できます。
通知メールが届いた場合
メールに記載のURLから、直接該当の書類を開くことができます。
7. 発注者が作成した発議書類を承認する（受注者用）
承認順序が回ってきた書類を確認し、「確認」で押印します。
次の担当者に承認順序がうつりますので、同様に承認作業を行ってください。
通知メールが届いた場合
メールに記載のURLから、直接該当の書類を開くことができます。
8. 発議書類を印刷する（受注者用）
「発議書類管理」で作成した書類を印刷機能を利用して印刷します。
印刷プレビューで、余白や拡大率を調整してから印刷を行ってください。
決裁が完了した書類の印刷は？
決裁が完了した書類は、自動で「共通書類管理」に保存されます。「共通書類管理」から印刷することで、余白の調節等の手間を省くことができます。
決裁が完了した書類の印刷は、「共通書類管理」からお試しください。
※本FAQは、掲載時点の最新バージョンで作成しております。現在の最新バージョンの操作方法と異なる場合がございますので、予めご了承ください。
掲載日：2018年03月06日